Voici un modèle de lettre d’embauche valide et utilisable de suite par vos équipes RH & Recrutement.
Qu’est-ce qu’une lettre d’embauche ?
C’est une sorte de mini-contrat.
Une lettre d’embauche reprend des éléments centraux et factuels de la collaboration. Le contrat de travail, s’il vient à exister, ne servira qu’à donner un cadre plus précis à la collaboration.
En l’absence de contrat de travail écrit, une lettre d’embauche est suffisante. Le cadre du contrat non précisé dans la lettre sera précisé par la convention collective de votre secteur.
Pour autant, je déconseille fortement cette option, qui ne permet pas de cadrer la collaboration en fonction de critères précis à une date donnée (allez retrouver la mention spéciale d’une version de votre convention collective d’il y a 4 ans, pour voir… vous préférerez sans doute avoir une copie du contrat de travail dans vos archives).
La lettre d’embauche permet, très souvent, de garantir sur le papier une collaboration en attendant de signer un contrat. Un salarié en poste peut par exemple poser sa démission l’esprit tranquille, sachant qu’il est déjà engagé dans le nouveau job de son choix.
Que faut-il pour qu’une lettre d’embauche soit valable ?
Plusieurs éléments doivent obligatoirement s’y retrouver :
L’emploi proposé
La date d’entrée maximale en fonction
Le niveau de rémunération
Le lieu de travail
La signature et mention d’acceptation des deux parties, employeur et futur salarié
Les éléments permettant d’identifier les deux parties (notamment un papier en-tête pour l’entreprise, ou un tampon reprenant les infos du papier en-tête).
Quels éléments facultatifs est-il bon de rajouter ?
Le détail des missions du poste : cela permet de cadrer l’offre en réponse à un besoin de l’entreprise, mais également de rassurer le candidat sur les missions qu’il sera effectivement amené à mener. Une mention précisant la non-exhaustivité des tâches, et leur caractère évolutif en fonction des besoins de l’activité, sera la bienvenue.
Le type de contrat (CDD, CDI…) : si vous le précisez pas, c’est par défaut un Contrat à Durée Indéterminée.
Les modalités de la période d’essai et de son renouvellement. Bien que celle-ci ne puisse dépasser le cadre légal ou celui fixé par votre convention collective, il est tout à fait possible de la réduire, voire de ne pas en prévoir.
Le statut du poste. Par défaut, ce statut est régi par la convention collective en fonction de la nature du poste et de ses moyens de l’exercer. Mais au vu de l’impact que cela aura pour vous et pour le salarié, mieux vaut le décider par vous-même (ou ensemble) et l’en informer.
La désignation de la convention collective dont vous dépendez. Cela permettra au candidat au poste de se documenter sur son contenu s’il le souhaite.
L’échelon du salarié au sein de la convention collective, si pertinent.
Le détail de la rémunération (fixe, variable, bénéfices…) et le mode de versement alloué à chaque partie.
Quels éléments est-il important de rajouter ?
Une date limite de validité : suffisamment grande pour ne pas prendre le candidat par la gorge, et qu’il ou elle ait le temps de réfléchir, mais suffisamment courte pour ne pas vous retrouver pieds et poings liés si le candidat mettait trop de temps à se décider. En effet : pendant toute la durée de la validité de la promesse d’embauche, vous ne pouvez pas changer d’avis et vous diriger vers un autre candidat. 5 jours à compter de la date d’envoi est un bon délai.
Une formule sympathique d’encouragement, un mot agréable… il faut toujours bon de rappeler un peu d’humain dans un document qui se veut par nature assez austère. Il faut trouver le bon équilibre entre « Sincères salutations » et « On t’attend copain ! ». Chez WorkMeTender, on penche plus pour « Nous sommes impatients de travailler avec vous » que pour « Veuillez agréer l’expression de mes grosses bises distinguées », mais après tout, ce passage est assez personnel 😉
Par la lettre ou par email ?
La meilleure solution reste l’envoi par mail avec une solution de signature électronique.
La voie la plus « officielle » en termes de perception est un courrier recommandé, doublé d’une copie par email (afin que le candidat n’attende pas de la recevoir pour la consulter).
Un envoi de la lettre d’embauche signée et scannée est un bon compromis.
La remise en mains propres est possible, mais si vous avez un important volume de candidats ou que vous êtes sur un marché en tension, cette solution ne devrait pas vous donner assez d’agilité.
Maintenant, à vous de jouer !
Retrouvez ici un modèle de lettre d’embauche prêt à l’emploi.
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