Les 6 erreurs à ne pas commettre lorsque l’on intègre un nouveau salarié

Je vous présente une superbe entreprise avec un projet génial et une politique RH à faire baver les plus exigeants. A côté nous avons le candidat formidable qui arrive avec une motivation en béton et les compétences idéales pour mener à bien ce projet. Tous deux se sont mis d’accord pour travailler et vivre ensemble.

Pourtant, leur relation de travail va s’arrêter pendant la période d’essai. Chacun a bien fait son travail… alors qu’a-t-il bien pu se passer ?

Lorsque l’on intègre un nouveau salarié, on ne peut pas se reposer sur les processus de l’entreprise et sur la bonne volonté du nouvel entrant. Il y a des points cruciaux qu’il faut accompagner et valider tout au long de la période d’intégration, afin de s’assurer qu’il n’y ait pas d’incompréhension entre les deux parties et que cette nouvelle relation de travail fonctionne dans la durée. Quelles sont ces erreurs à ne pas commettre ?

Négliger la formation

Quand on démarre un nouvel emploi, on a beau avoir fait des recherches poussées (ou pas) sur le nouvel employeur, on ne possède pas « l’insight » magique pour deviner tout par soi-même.

La stratégie de l’entreprise, ses méthodes et ses processus doivent être présentés, expliqués, discutés pour être compris et ingérés. Il faut garder à l’esprit que ce n’est pas que l’entreprise qui intègre un salarié, c’est aussi une personne qui va intégrer, digérer tout ce qu’est l’entreprise dans le but de se l’approprier et de la représenter.

Une formation initiale et un accompagnement doivent être mis en place, et un référent doit être désigné auprès du nouvel entrant en cas de besoin.

Ne pas présenter ni préparer l’équipe

Il est naturel de présenter l’équipe dans laquelle va être intégré le nouvel entrant. Mais qu’en est-il du reste de l’entreprise ? Bien sûr dans les entreprises de taille moyenne à grande, il peut s’avérer ardu de présenter chaque salarié personnellement. En revanche, prendre le temps de présenter les différents services de l’entreprise et leurs fonctionnements respectifs ne peut présenter que des atouts.

Le nouvel entrant doit être amené à appréhender rapidement la société comme un organisme vivant. Quel organe fait quoi ? Et quelles sont les relations de chacun avec les autres ? Plutôt que de passer en coup de vent devant la porte, pourquoi ne pas consacrer quelques heures à la découverte « en interne » de ces services ? Certaines entreprises fonctionnent avec des « ambassadeurs », des salariés qui ont été nommés au sein de chaque département pour accompagner les nouveaux entrants. Mais il est possible de pousser l’idée encore plus loin, en envoyant pendant quelques heures au moins les nouveaux entrants auprès des ambassadeurs des autres services !

C’est important de pouvoir se situer dans l’organisation, de comprendre quel rouage incarne-t-on ainsi que de savoir quels sont les leviers que l’on peut activer en cas de si besoin.

Sur le plan personnel, il est également crucial de ne pas se sentir exclu quand on arrive en tant que nouveau. Dans certains services on trouve des groupes de personnes très soudées, mais peu enclins à accueillir un nouveau dans leur « comité ». Cela peut être pour des raisons sociales comme politiques. C’est la responsabilité des personnes investies dans le recrutement que de s’assurer que cette partie se passe bien pour autant et que la personne soit bien acceptée : on ne peut pas se reposer sur le hasard et « le bon sens » de ses employés. Au même titre qu’une culture d’entreprise s’entretient et se guide, le comportement de ses salariés doit être anticipé en amont.

HeyCopain

Exemple : J’ai rencontré un candidat qui était en recherche d’emploi après seulement 2 semaines passées dans sa dernière entreprise. Il s’était fait « chasser » de son précédent employeur et avait pris un poste dans la nouvelle entreprise au sein d’un service existant. Problème : le poste était convoité en interne par plusieurs membres de l’équipe qui ne se l’étaient pas vus proposer (oui, il y a plus d’une erreur RH dans cette situation !). Le nouvel entrant a donc eu énormément de difficultés à se faire accepter, et tout ce que son nouvel employeur à trouver à lui proposer comme solution, c’était de se séparer ! Après 2 semaines seulement… Je vous laisse imaginer le temps et l’argent perdu pour l’entreprise, ainsi que le préjudice subi par le candidat, et les dégâts que cela peut causer en termes de réputation et de marque employeur. Ne sous-estimons donc pas l’importance de s’assurer qu’un candidat soit bien accueilli par ses nouveaux collègues.

Pour certains ce temps investi dans la découverte de l’entreprise pourrait sembler être du temps perdu au profit du temps de l’opérationnel. Mais aujourd’hui plus que jamais, savoir identifier et trouver les personnes qui détiennent l’information est une compétence recherchée dans la plupart des entreprises. Alors, pourquoi ne pas l’encourager ?

Faire trainer le contractuel

Avez-vous déjà entendu : « C’est bon, il arrive Lundi prochain de toute façon » ou « Oui, on verra ça plus tard, de toute façon c’est bon il a pris son poste. » Ca vous rappelle des souvenirs ?

C’est une question de confiance qui est abordée sur ce point. Même une entreprise réputée et avec des processus bien rôdés peut être questionnée par un nouvel entrant. Quand une entreprise recrute quelqu’un, elle recherche une personne aussi compétente et motivée que possible, afin de minimiser les risques. Quant au candidat, tout ce qu’il demande lorsqu’il s’embarque dans une nouvelle aventure professionnelle, c’est de savoir au maximum où il met les pieds afin de, lui aussi, minimiser les risques. Quand on se ressemble tant que ça, difficile de ne pas s’entendre ? Et pourtant !

Un contrat de travail qui arrive trop tard, des précisions sur le système de commissions qui ne sont pas fournies et laissent le salarié dans le vague… ce sont autant de choses qui peuvent mettre en péril la relation entre une entreprise et un nouvel entrant.

Quant aux contrats qui contiennent des informations erronées, c’est tout un autre problème mais qui peut  lui aussi sérieusement mettre la puce à l’oreille d’un candidat recruté.

Faire faire le travail d’un autre

Si l’on arrive dans une entreprise avec un beau projet en tête et sur le papier, on n’a clairement pas envie de se voir proposer des tâches qui ne sont pas celles pour lesquelles on a signé.

Le temps qu’un nouvel entrant soit opérationnel, on pense qu’il peut aider sur autre chose. Ou bien en attendant une formation nécessaire à la mise en œuvre de son travail, on pourrait lui demander d’assurer un renfort dans une autre équipe…

C’est une situation très fréquente et particulièrement dangereuse pour la relation salarié-entreprise. Bien sûr, il est important d’avoir l’esprit d’équipe, d’être prêt à aider, et d’être polyvalent. Mais dès le début ? Et ne faire que ça, au détriment de ce pour quoi l’on a été embauché ?

Si des aspects organisationnels empêchent réellement le nouvel entrant de démarrer ses propres tâches, pourquoi ne pas en profiter pour lui permettre de faire une immersion dans les autres services, comme nous le suggérions plus haut ? L’important est que ce temps investi lui serve pour sa mission propre, pas pour remplir une autre mission.

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Ne pas présenter suffisamment les tâches du poste

Ceci est la cause de départ d’un candidat sur six environ que je rencontre. J’entends très souvent : « Le poste ne correspondait pas à ce qui m’en avait été décrit ». C’est malheureusement une situation courante : on veut embellir les choses pour attirer les candidats, et l’on se dit qu’une fois qu’ils ont signé, ils resteront de toute façon.

De la même façon qu’un employeur ne recruterait pas un candidat qui lui aurait menti au cours du processus de recrutement, pourquoi un candidat resterait travailler pour une entreprise qui lui a menti sur certains aspects de son nouveau job ?

On retrouve ce type de situation chez les populations commerciales notamment, pour qui le système de commissionnement peut être différent de celui qui a été abordé lors des entretiens. Il arrive également qu’on recrute quelqu’un en lui disant qu’il devra gérer la relation avec des clients existants, puis finalement qu’on lui demande de prospecter son propre portefeuille.

La ligne hiérarchique doit être clairement explicitée également : ce n’est pas la même chose de reporter à un middle-manager qu’à un top manager.

Les exemples sont légion, mais il faut garder à l’esprit que l’on n’a rien à gagner à occulter des aspects d’un job à des candidats, on risque au mieux de les décevoir, au pire de créer un scandale et d’avoir raté un recrutement.

En annonçant dès le début l’ensemble des informations qui caractérisent votre projet de recrutement à vos candidats, vous maximisez les chances de trouver quelqu’un qui vous corresponde. Egalement, l’herbe n’est pas toujours plus verte dans l’entreprise d’en face, aussi les candidats apprécient la sincérité et plus que tout, ils sont rassurés de savoir exactement où ils mettent les pieds.

Négliger le transfert des dossiers

Certains recrutements Tous les recrutements se font « dans l’urgence ». On en oublie parfois de penser à la phase de transition. Que ce soit pour un remplacement ou pour une création de poste, il va forcément y avoir des dossiers à transmettre, des informations à communiquer, des données sans lesquelles le nouvel entrant ne pourrait pas faire correctement son travail.

Il faut s’assurer que ces informations sont bien répertoriées, et à défaut qu’elles soient au moins accessibles au nouvel entrant, même s’il doit aller les chercher lui-même.

A l’inverse, il faut laisser au nouveau salarié le temps de s’organiser, de prendre ses marques et définir ses priorités. Un manager qui lui donnerait tout le premier jour en lui sortant le fameux « c’est pour hier », ça vous fait penser à une situation connue ? Etre capable de s’organiser est une compétence à développer sur la plupart des fonctions, mais ce n’est pas pour autant qu’il est interdit d’aider le nouvel entrant en lui fournissant ses nouvelles tâches par lots et en le conseillant sur les priorités réelles. Tout le monde y gagnera du temps, de la sérénité, et de l’efficacité.

En bref

Tous ces aspects qui ont tendance à être négligés dans certaines structures peuvent amener individuellement ou collectivement à l’avortement de belles histoires qui auraient pu se construire entre un employé motivé et une entreprise avec un projet.

Comment s’assurer de ne pas rater l’intégration ? En mettant en place un véritable accompagnement.

Le salarié nouvellement intégré doit avoir en permanence une personne référente à qui parler et à qui poser des questions sur le métier, l’organisation de l’entreprise, ce qu’on attend de lui… Il peut être difficile qu’une seule personne remplisse ce rôle, qu’on a tendance à faire reposer dans son intégralité sur les épaules des RH (qui sont déjà bien chargées, disons-le), mais plus que jamais les opérationnels, les managers, les salariés avec le plus d’ancienneté doivent être des ambassadeurs de la fonction RH au même titre qu’ils sont intégrés aux processus. La politique de la « porte ouverte » ne suffit pas, et un accompagnement terrain est crucial lors de la phase d’intégration d’un salarié.

Si jamais il a été recruté par un prestataire externe (type cabinet de recrutement), le salarié peut également considérer le consultant comme une personne à qui peut poser des questions de manière franche, hors de toute « politique interne ». N’hésitez pas à demander à vos partenaires d’accompagner vos candidats et de les suivre pendant les premières semaines/mois !

Et vous, qu’avez-vous mis en place pour assurer une intégration réussie de vos collaborateurs ? N’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires !

A lire aussi, pour les candidats que vous n’avez pas retenus : Comment gérer une réponse négative ?

2 réflexions au sujet de « Les 6 erreurs à ne pas commettre lorsque l’on intègre un nouveau salarié »

  • Bonjour,
    Tout d’abord merci pour ces conseils très utiles pour savoir comment intégrer un nouveau salarié. Même si la phase de recrutement est primordiale (on peut se faire une idée de la personnalité du candidat), la phase d’intégration est tout aussi importante.
    L’intégration est, selon moi, le facteur qui va permettre à la fois à l’entreprise mais aussi au salarié de travailler sur de bonnes bases. Il faut également garder en tête que mettre fin à une période d’essai (que ce soit du côté de l’employeur ou de l’employé) est une perte de temps et d’argent. Il est déjà assez difficile de trouver un salarié correspondant à vos attentes, alors une fois qu’on là il vaut mieux tout mettre en œuvre pour qu’il se sente à l’aise dans l’entreprise !

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